Xác định phạm vi hệ thống quản lý của bạn là bước quan trọng khi phát triển bất kỳ hệ thống quản lý nào. Phạm vi phải mô tả ngắn gọn các hoạt động, các yêu cầu quy định, cơ sở vật chất và các văn phòng khác nếu có (remote location) sẽ được đề cập và được hỗ trợ bởi hệ thống quản lý.
4.3 Xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng
Tổ chức phải xác định ranh giới và khả năng áp dụng của hệ thống quản lý chất lượng để thiết lập phạm vi của hệ thống. Khi xác định phạm vi này, tổ chức phải xem xét:
a) các vấn đề bên ngoài và nội bộ đề cập ở 4.1;
b) yêu cầu của các bên quan tâm liên quan đề cập ở 4.2;
c) sản phẩm và dịch vụ của tổ chức.
Tổ chức phải áp dụng tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn này nếu những yêu cầu đó áp dụng được trong phạm vi đã xác định của hệ thống quản lý chất lượng.
Phạm vi hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức phải sẵn có và được duy trì bằng thông tin dạng văn bản. Phạm vi này phải nêu loại sản phẩm và dịch vụ được bao trùm và phải đưa ra lý giải cho các yêu cầu của tiêu chuẩn được tổ chức xác định là không thể áp dụng cho phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng.
Sự phù hợp với tiêu chuẩn này chỉ có thể được công bố khi yêu cầu được xác định là không thể áp dụng được không làm ảnh hưởng tới khả năng hay trách nhiệm của tổ chức trong việc đảm bảo sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ của tổ chức và nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng.
Phạm vi đăng ký của chứng nhận sẽ cần phản ánh chính xác và rõ ràng các hoạt động thuộc hệ thống quản lý của tổ chức. Bất kỳ loại trừ nào phải được lập thành văn bản và giải thích trong sổ tay chất lượng. Không có hoạt động đơn lẻ liên quan đến kinh doanh nào nên tồn tại bên ngoài phạm vi. Bạn nên xác định sớm phạm vi đăng ký trước khi bạn liên hệ với các tổ chức đánh giá và chứng nhận.
Từ việc xem xét bản chất của các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Phạm vi của hệ thống quản lý phải rõ ràng theo mức độ mà tổ chức của bạn đã thiết lập. Có thể xác định phạm vi từ các thông tin sau:
- Phạm vi sản phẩm và dịch vụ.
- Tính chất hoạt động của các phân xưởng/nhà máy sản xuất khác nhau (đối với tổ chức có nhiều phân xưởng/nhà máy khác nhau).
- Các quá trình, sản phẩm và dịch vụ được cung cấp từ bên ngoài tổ chức.
- Sự hỗ trợ từ các bộ phận chức năng chung (chủ yếu từ các tổ chức có cơ cấu theo tập đoàn có tổng hành dinh chung và các nhà máy/công ty con)
- Quy trình, thủ tục, hướng dẫn hoặc các yêu cầu cụ thể của các nhà máy/công ty con.
Phạm vi của hệ thống quản lý của bạn có thể bao gồm toàn bộ tổ chức, các chức năng cụ thể và được xác định trong tổ chức, các bộ phận cụ thể của tổ chức. Đánh giá viên có thể sẽ ghi nhận sự không phù hợp nếu tổ chức của bạn nếu bất kỳ hoạt động, sản phẩm và dịch vụ nào bị bỏ qua khỏi phạm vi. Các quyết định về phạm vi của tổ chức của bạn phải hợp lý và được áp dụng nhất quán.
Phạm vi hệ thống quản lý phải được lưu giữ dưới dạng thông tin dạng văn bản theo Điều 7.5.1, thường nằm trong sổ tay chất lượng. Tuyên bố phạm vi thường được hiển thị trên chứng chỉ ISO 9001.
Vietnam Quality & Productivity Group (VQPG)
Website: https://vnproductivity.com
FB Fanpage: https://www.facebook.com/vnproductivity
FB Group: https://www.facebook.com/groups/vnproductivity
