Mỗi nhân viên cần biết ai chịu trách nhiệm về các yếu tố khác nhau của hệ thống quản lý để đảm bảo thực hiện thành công. Xây dựng sơ đồ tổ chức và tạo bản mô tả công việc để đáp ứng các yêu cầu nhằm xác định rõ vai trò, trách nhiệm và quyền hạn cũng như truyền đạt những trách nhiệm và quyền hạn đó trong toàn tổ chức của bạn.
5.3 Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn trong tổ chức
Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng trách nhiệm và quyền hạn của các vị trí thích hợp được phân công, truyền đạt và hiểu rõ trong tổ chức.
Lãnh đạo cao nhất phải phân công trách nhiệm và quyền hạn để:
a) đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn này;
b) đảm bảo rằng các quá trình mang lại đầu ra dự kiến;
c) báo cáo về kết quả thực hiện hệ thống quản lý chất lượng và các cơ hội cải tiến (xem 10.1), cụ thể là cho lãnh đạo cao nhất;
d) đảm bảo thúc đẩy việc hướng vào khách hàng trong toàn bộ tổ chức;
e) đảm bảo duy trì được tính toàn vẹn của hệ thống quản lý chất lượng khi những thay đổi đối với hệ thống quản lý, chất lượng được hoạch định và thực hiện.
Bạn nên xây dựng và truyền đạt cho tất cả nhân viên danh sách các nhân sự chủ chốt cùng với mô tả công việc, trách nhiệm của họ. Thiết lập sơ đồ tổ chức của các nhân viên chủ chốt trong hệ thống quản lý của bạn. Điều này cần được lập thành văn bản.
Đã không còn yêu cầu bổ nhiệm Đại diện quản lý chất lượng như ISO 9001:2008 nên nhiệm vụ của Đại diện quản lý chất lượng có thể chia nhỏ và giao cho nhiều thành viên khác nhau.
Bạn cũng nên đảm bảo rằng Lãnh đạo cao nhất đã có kế hoạch và biện pháp để để duy trì tính toàn vẹn của hệ thống quản lý của tổ chức trong quá trình thay đổi (thay đổi nhân sự, tái cơ cấu, nghỉ việc …).
Vietnam Quality & Productivity Group (VQPG)
Website: https://vnproductivity.com
FB Fanpage: https://www.facebook.com/vnproductivity
FB Group: https://www.facebook.com/groups/vnproductivity
