Xác định bối cảnh của tổ chức của bạn là một yêu cầu mới đối với ISO 9001: 2015, ISO 14001: 2015 và ISO 45001: 2018. Cách tiếp cận này không mới đối với những người quen thuộc với việc lập kế hoạch kinh doanh và phát triển chiến lược, nhưng nó mới về mặt cụ thể được đưa vào các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO.
4.1 Hiểu tổ chức và bối cảnh của tổ chức
Tổ chức phải xác định các vấn đề bên ngoài và nội bộ liên quan đến mục đích và định hướng chiến lược của mình và ảnh hưởng đến khả năng của tổ chức trong việc đạt được (các) kết quả dự kiến của hệ thống quản lý chất lượng.
Tổ chức phải theo dõi và xem xét thông tin về những vấn đề bên ngoài và nội bộ này.
CHÚ THÍCH 1: Các vấn đề có thể bao gồm những yếu tố hoặc điều kiện tích cực và tiêu cực cho việc xem xét.
CHÚ THÍCH 2: Hiểu bối cảnh bên ngoài có thể dễ dàng hơn thông qua việc xem xét các vấn đề nảy sinh từ môi trường pháp lý, công nghệ, cạnh tranh, thị trường, văn hóa, xã hội và kinh tế ở cấp quốc tế, quốc gia, khu vực hay địa phương.
CHÚ THÍCH 3: Hiểu bối cảnh nội bộ có thể dễ dàng hơn thông qua việc xem xét các vấn đề liên quan đến các giá trị, văn hóa, tri thức và kết quả thực hiện của tổ chức.
Cách thức xem xét bối cảnh của tổ chức
Thông tin xem xét bối cảnh của tổ chức nên được lưu giữ dưới dạng tài liệu lập kế hoạch chiến lược hoặc chiến thuật để củng cố các chính sách của tổ chức bạn và cung cấp bản đồ lộ trình để đạt được các mục tiêu trong tương lai.
Bạn nên dành thời gian để phát triển sự hiểu biết về các yếu tố bên trong và bên ngoài có ảnh hưởng chính đến hoạt động kinh doanh của mình. Đồng thời thiết lập các quy trình để nắm bắt, theo dõi và xem xét những vấn đề này. Các loại tài liệu và công cụ sau đây thường giúp cung cấp nguồn thông tin bối cảnh:
- Tuyên bố chính sách về mục đích và định hướng chiến lược của tổ chức bạn.
- Hồ sơ các cuộc họp trong đó bối cảnh được thảo luận và giám sát thường xuyên.
- Đánh giá rủi ro về các vấn đề bên ngoài và bên trong;
- Sử dụng công cụ PESTLE (công cụ phân tích Chính trị, Kinh tế, Xã hội, Công nghệ, Pháp lý, Môi trường) cho các vấn đề bên ngoài;
- Sử dụng công cụ phân tích SWOT (Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội, Nguy cơ) cho các vấn đề nội bộ;
- Thông tin dạng văn bản mô tả bối cảnh tổ chức, được đưa vào như một phần của sổ tay chất lượng.
Việc xem xét bối cảnh tổ chức có thể bao gồm các cuộc phỏng vấn với quản lý cấp cao, khảo sát và nghiên cứu. Ý kiến của các bộ phận chuyên môn cụ thể là cần thiết để xác định toàn bộ các vấn đề, chẳng hạn như tài chính, đào tạo, nguồn nhân lực, thương mại, kỹ thuật và thiết kế, …
Điều này không chỉ đảm bảo sự đánh giá rộng hơn về bối cảnh tổ chức mà còn có sự tham gia rộng rãi hơn, đặc biệt là với những chức năng trước đây không liên quan đến hệ thống quản lý.
Bạn sẽ cần xác định và hiểu các điều kiện chất lượng, an toàn và môi trường khác nhau có thể trở thành yếu tố đầu vào cho các vấn đề bên trong và bên ngoài, những vấn đề thường gặp trong loại hình tổ chức của bạn có thể có tác động tích cực hoặc tiêu cực.
Xác định các vấn đề nội bộ
Để giúp hiểu các vấn đề nội bộ của doanh nghiệp, ở cấp độ vi mô, bạn cần hiểu điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp và có thể xác định các cơ hội và mối đe dọa liên quan. Thực hiện phân tích SWOT để xem xét và đánh giá các chiến lược kinh doanh hiện tại, vị trí và hướng đi của tổ chức của bạn, các đề xuất kinh doanh và các tiềm năng kinh doanh khác.
Phân tích SWOT nên được phát triển theo cách mà các điểm yếu và mối đe dọa trở thành yếu tố đầu vào để xác định rủi ro và cơ hội. Các vấn đề nội bộ thường có thể bị ảnh hưởng như sau:
- Các hoạt động tổ chức;
- Các loại sản phẩm và dịch vụ;
- Định hướng chiến lược;
- Khả năng (con người, kiến thức, quy trình, hệ thống);
- Cách làm việc;
- Cách thức làm việc;
- Vị trí và điều kiện;
- Kiến thức công nhân;
- Cơ cấu tổ chức;
- Chính sách và mục tiêu;
- Chiến lược;
- Năng lực;
- Văn hóa;
- Hiểu biết;
- Hiệu suất;
- Chất lượng, an toàn và các điều kiện môi trường có khả năng ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi tổ chức của bạn.
Xác định các vấn đề bên ngoài
Các vấn đề bên ngoài có thể bao gồm xu hướng chính trị, tài chính hoặc kinh tế, xu hướng của khách hàng hoặc sự phát triển sản phẩm mới nổi. Bạn nên thực hiện phân tích PESTLE để thiết lập hiểu biết phù hợp về những trường hợp này. Nơi mà doanh nghiệp của bạn hoạt động ở cấp độ vĩ mô.
Phân tích PESTLE cung cấp một khuôn khổ để đo lường thị trường và tiềm năng tăng trưởng theo các yếu tố chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ, luật pháp và môi trường bên ngoài. Các vấn đề bên ngoài thường có thể bị ảnh hưởng như sau:
- Văn hóa, xã hội, chính trị và quy định;
- Đổi mới, công nghệ, yêu cầu trong ngành, yêu cầu thị trường, nhà cung cấp và đối tác;
- Các vấn đề tài chính, kinh tế và cạnh tranh trong các phạm vi quốc tế, quốc gia, khu vực hoặc địa phương;
- Chất lượng, an toàn và các điều kiện môi trường có khả năng ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi tổ chức của bạn.
Các nguồn thông tin liên quan đến các vấn đề bên ngoài có thể bao gồm:
- Các báo cáo liên quan đến môi trường kinh doanh, điều kiện kinh tế, công nghệ mới, thị trường mới, kỳ vọng của khách hàng;
- Các báo cáo liên quan đến thông tin nội bộ của nhà cung cấp, các cân nhắc chính trị, cơ hội đầu tư, các yếu tố xã hội, v.v.;
- Xác định các yếu tố liên quan đến những thay đổi trong luật pháp và quy định, bao gồm cả tác động đến môi trường;
- Phản hồi liên quan đến sản phẩm / dịch vụ và các bài học kinh nghiệm;
- Các rủi ro bên ngoài đã xác định và cách xử lý chúng.
Thông thường, nên tổ chức các cuộc thảo luận mở để cho phép các ý tưởng đến từ nhiều bộ phận được chia sẻ và cung cấp một cách nhìn đa chiều và hiệu quả đạt được tốt hơn bằng cách sử dụng phân tích Chính trị, Kinh tế, Xã hội, Công nghệ, Pháp lý và Môi trường (PESTLE).
Vietnam Quality & Productivity Group (VQPG)
Website: https://vnproductivity.com
FB Fanpage: https://www.facebook.com/vnproductivity
FB Group: https://www.facebook.com/groups/vnproductivity
