Nếu bạn đang phát triển hoặc lên kế hoạch cho chương trình Đánh Giá Nội Bộ theo ISO 9001. Chúng tôi cung cấp những lời khuyên để thực hành đánh giá theo đúng tiêu chuẩn. Nhưng trước tiên, cần phải xác định chúng ta đánh giá cái gì, và tại sao?
Đánh giá là gì?
Đánh giá nội bộ nên được thực hiện để tìm kiếm các cơ hội để cải thiện và bài học kinh nghiệm tốt. Không nên có thái độ đối nghịch hay đối đầu đối với việc đánh giá nội bộ.
Đánh giá nội bộ cần được tổ chức chính thức, có kế hoạch và có tổ chức. Việc này nên được tiến hành một cách vô tư và khách quan theo một phạm vi và thủ tục đã xác định trước. Đánh giá nội bộ được sử dụng để thu thập dữ kiện và xác định mức độ yêu cầu được đáp ứng.
Đánh giá viên nội bộ phải có đủ năng lực
Đánh giá viên nội bộ (hay còn gọi là chuyên gia đánh giá) là người phải có đủ năng lực để thực hiện cuộc đánh giá. Năng lực được định nghĩa thêm là thể hiện khả năng để áp dụng các kiến thức và kỹ năng vào công việc.
Các đánh giá viên nội bộ cần được trải qua khóa huấn luyện về Đánh giá viên nội bộ để có thể tổ chức và áp dụng các yêu cầu của ISO 9001. Khóa học này thường giải thích các khái niệm và điều khoản của ISO 9001 để đảm bảo tính nhất quán trong việc áp dụng các yêu cầu của nó. Bạn sẽ cần bằng chứng về việc Đánh giá viên nội bộ đủ điều kiện, hãy nhớ lưu hồ sơ đào tạo cùng với các hồ sơ về giáo dục, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết khác của họ.
Các Đánh giá viên nội bộ cần phải vô tư và khách quan, và không thể đánh giá chính công việc của chính họ.
Các nguyên tắc đánh giá
Việc đánh giá được thực hiện trên cơ sở một số nguyên tắc. Những nguyên tắc này cần giúp cuộc đánh giá trở thành một công cụ hiệu lực và tin cậy, hỗ trợ cho các chính sách và việc kiểm soát của lãnh đạo thông qua việc cung cấp thông tin theo đó tổ chức có thể hành động để cải tiến hoạt động của mình. Việc tuân thủ chặt chẽ những nguyên tắc này là tiền đề để đưa ra các kết luận đánh giá thích hợp và đầy đủ.
Quản lý chương trình đánh giá
Tổ chức có nhu cầu tiến hành các cuộc đánh giá cần thiết lập chương trình đánh giá góp phần xác định hiệu lực của hệ thống quản lý của bên được đánh giá. Mức độ của chương trình đánh giá cần dựa vào quy mô và đặc điểm của tổ chức được đánh giá, cũng như vào tính chất, chức năng, sự phức tạp và mức độ nhuần nhuyễn của hệ thống quản lý được đánh giá.
Chương trình đánh giá cần bao gồm các thông tin và nguồn lực cần thiết để tổ chức và tiến hành các cuộc đánh giá một cách hiệu lực và hiệu quả.
Trong khuôn khổ thời gian quy định và cũng có thể bao gồm các yếu tố sau:
Đoàn đánh giá cần phải tuân thủ các quy tắc và quy định an ninh khi tiến hành đánh giá hiện trường nhằm đảm bảo ảnh hưởng tối thiểu đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của tổ chức bị đánh giá.
Thực hiện chương trình đánh giá
Khi chương trình đánh giá đã được thiết lập và các nguồn lực liên quan đã được xác định, cần thực hiện việc hoạch định triển khai và điều phối tất cả các hoạt động của chương trình. Cá nhân quản lý chương trình đánh giá cần:
- Trao đổi thông tin về các phần liên quan của chương trình đánh giá, kể cả các rủi ro và cơ hội kèm theo, với các bên quan tâm có liên quan và định kỳ thông báo cho họ về sự tiến triển của những nội dung này thông qua việc sử dụng các kênh trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài đã được thiết lập;
- Xác định mục tiêu, phạm vi và chuẩn mực cho từng cuộc đánh giá riêng lẻ;
- Lựa chọn các phương pháp đánh giá (xem bên trên);
- Điều phối và lập lịch trình cho các cuộc đánh giá và các hoạt động khác liên quan đến chương trình đánh giá;
- Đảm bảo các đoàn đánh giá có năng lực cần thiết;
- Cung cấp các nguồn lực cần thiết, riêng lẻ và toàn bộ, cho đoàn đánh giá (xem bên trên)
- Đảm bảo tiến hành các cuộc đánh giá theo chương trình đánh giá, quản lý tất cả các rủi ro, cơ hội và các vấn đề (nghĩa là các sự kiện ngoài dự kiến) về tác nghiệp, khi chúng nảy sinh trong quá trình triển khai chương trình;
- Đảm bảo thông tin dạng văn bản liên quan đến hoạt động đánh giá được quản lý và duy trì một cách thích hợp;
- Xác định và thực hiện các kiểm soát về tác nghiệp cần thiết để theo dõi chương trình đánh giá;
- Xem xét chương trình đánh giá để nhận biết các cơ hội cải tiến;
Trong quá trình đánh giá, người quản lý chương trình đánh giá còn cần phải quản lý được:
- Phản hồi từ bên được đánh giá, chuyên gia đánh giá, chuyên gia kỹ thuật và các bên có liên quan khác;
- Các phát hiện đánh giá;
- Mức độ hiệu lực và mức độ phát triển của hệ thống quản lý mà bên được đánh giá đã chứng tỏ được;
- Hệ thống quản lý của bên được đánh giá;
- Tiêu chuẩn và các yêu cầu khác mà tổ chức cam kết;
- Nhà cung cấp bên ngoài;
- Các xung đột lợi ích nhận biết được;
- Các yêu cầu của khách hàng.
Kết luận đánh giá
Trước khi đánh giá kết thúc, kết luận đánh giá cần được các thành viên trong đoàn đánh giá trao đổi và bàn bạc trước khi họp kết thúc đánh giá. Kết luận đánh giá cần có:
- Mức độ phù hợp với chuẩn mực đánh giá và tính vững mạnh của hệ thống quản lý, bao gồm hiệu lực của hệ thống quản lý trong việc đạt được các kết quả dự kiến, nhận diện các rủi ro và hiệu lực của các hành động được thực hiện bởi bên được đánh giá để giải quyết các rủi ro;
- Việc áp dụng, duy trì và cải tiến có hiệu lực hệ thống quản lý;
- Việc đạt được các mục tiêu đánh giá, bao trùm phạm vi đánh giá và thỏa mãn các chuẩn mực đánh giá;
- Các phát hiện tương tự được lập ở các khu vực khác đã được đánh giá hoặc từ một cuộc đồng đánh giá hay cuộc đánh giá trước đó với mục đích nhận biết xu hướng.
- Nếu kế hoạch đánh giá có quy định, kết luận đánh giá có thể dẫn đến các khuyến nghị cải tiến hoặc các hoạt động đánh giá trong tương lai.
Hoạt động sau đánh giá.
Tùy thuộc vào mục tiêu đánh giá, kết quả của cuộc đánh giá có thể chỉ ra nhu cầu đối với việc khắc phục hoặc hành động khắc phục hay các cơ hội để cải tiến. những hành động này thường được bên được đánh giá quyết định và thực hiện trong một khoảng thời gian đã thống nhất. Khi thích hợp, bên được đánh giá cần duy trì việc thông báo về tình trạng của những hành động này với (các) cá nhân quản lý chương trình đánh giá và/hoặc đoàn đánh giá.
Việc hoàn thành và hiệu lực của các hành động này cần được kiểm tra xác nhận. Việc kiểm tra xác nhận này có thể là một phần trong cuộc đánh giá tiếp theo. Kết quả cần được báo cáo tới người quản lý chương trình đánh giá để dùng cho việc xem xét của lãnh đạo.
Bên trên là những giới thiệu cơ bản về đánh giá và đánh giá nội bộ theo ISO 9001-2015.
Tiếp theo trong series sẽ là các bài viết chuyên sâu về về: Quy trình đánh giá thực tế của đánh giá viên và Năng lực của đánh giá viên (dành cho các bạn nào muốn trở thành đánh giá viên chuyên nghiệp) được thực hiện bởi VQPG.
Vietnam Quality & Productivity Group (VQPG)
Website: https://vnproductivity.com
FB Fanpage: https://www.facebook.com/vnproductivity
FB Group: https://www.facebook.com/groups/vnproductivity
Quá nhanh quá nguy hiểm