Hệ thống quản lý có hiệu quả sẽ gắn Chính sách chất lượng (Quality policy) với các Mục tiêu chất lượng (Quality objective) và hệ thống quản lý, đồng thời cung cấp khuôn khổ để chuyển các mục tiêu này thành các mục tiêu cụ thể của các phòng ban chức năng.
6.2.1 Thiết lập các mục tiêu chất lượng
6.2.1 Tổ chức phải thiết lập các mục tiêu chất lượng ở các cấp và bộ phận chức năng thích hợp và các quá trình cần thiết đối với hệ thống quản lý chất lượng.
Mục tiêu chất lượng phải:
a) nhất quán với chính sách chất lượng;
b) đo được;
c) tính đến các yêu cầu được áp dụng;
d) liên quan đến sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ và nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng;
e) được theo dõi;
f) được truyền đạt;
g) được cập nhật khi thích hợp.
Tổ chức phải duy trì thông tin dạng văn bản về mục tiêu chất lượng.
Tùy thuộc vào quy mô, cơ cấu quản lý và các yếu tố khác liên quan đến tổ chức của bạn, các mục tiêu có thể được thiết lập và xem xét bởi nhiều nhân viên khác nhau. Điểm mới lần này ở ISO 9001:2015 là các mục tiêu phải có tính thực tế và phải đo lường được. Nếu các mục tiêu là mơ hồ và không thể đo lường cụ thể được thì sẽ ảnh hưởng đến sự cam kết giữa lãnh đạo và các nhân viên trong tổ chức. Một số mục tiêu chính có thể là:
- Tỉ lệ hàng lỗi phế phẩm
- Số lượng phàn nàn của khách hàng
- Số lượng phàn nàn nhà cung cấp
- Tỉ lệ giao hàng đúng hẹn
- Thời gian lưu kho
6.2.2 Lập kế hoạch hành động để đạt được các mục tiêu chất lượng
6.2.2 Khi hoạch định cách thức đạt được các mục tiêu chất lượng của mình, tổ chức phải xác định:
a) việc gì sẽ thực hiện;
b) nguồn lực nào là cần thiết;
c) ai là người chịu trách nhiệm;
d) khi nào sẽ hoàn thành;
e) kết quả sẽ được đánh giá như thế nào.
Điều khoản bên trên đã giải thích khá rõ các yêu cầu khi hoạch định mục tiêu chất lượng. Thông thường thì tổ chức nên có các bảng theo dõi việc thực hiện các mục tiêu chất lượng từ cấp cao nhất đến các bộ phận chức năng (ví dụ: ma trận theo dõi). Các mục tiêu này nên được theo dõi hằng tháng hoặc hằng quý để đánh giá mức độ đạt được và các khó khăn, thuận lợi nếu có.
Khi phát hiện các mục tiêu không đạt được trong tháng hoặc quý thì tổ chức cần có các hành động cụ thể để đảm bảo rằng khả năng đạt được mục tiêu trong tháng tiếp theo. Khi cần thiết, ban lãnh đạo công ty cần can thiệp để tăng khả năng thực thi của mục tiêu chất lượng (ví dụ: tăng thêm nguồn lực, thêm kinh phí, thay đổi yêu cầu …).
Vietnam Quality & Productivity Group (VQPG)
Website: https://vnproductivity.com
FB Fanpage: https://www.facebook.com/vnproductivity
FB Group: https://www.facebook.com/groups/vnproductivity
