Đối với các đánh giá viên chuyên nghiệp, các hoạt động đánh giá thường được tiến hành theo một trình tự xác định trước. Trình tự này có thể khác nhau để phù hợp với hoàn cảnh của các cuộc đánh giá cụ thể.
Phân công vai trò và trách nhiệm của người hướng dẫn và quan sát viên
Người hướng dẫn và quan sát viên có thể đi cùng với đoàn đánh giá khi có sự chấp thuận của trưởng đoàn đánh giá, khách hàng đánh giá và/hoặc bên được đánh giá, nếu cần. Những người này không nên can thiệp hoặc gây ảnh hưởng tới việc thực hiện đánh giá. Nếu điều này không thể đảm bảo được, thì trưởng đoàn đánh giá cần có quyền từ chối việc các quan sát viên có mặt trong các hoạt động đánh giá nhất định.
Đối với các quan sát viên, mọi sắp xếp liên quan đến việc tiếp cận, sức khỏe, an toàn, môi trường, an ninh và bảo mật đều cần được quản lý giữa khách hàng đánh giá và bên được đánh giá.
Người hướng dẫn, do bên được đánh giá chỉ định, cần hỗ trợ đoàn đánh giá và hành động theo yêu cầu của trưởng đoàn đánh giá hoặc của chuyên gia đánh giá mà họ đã được phân công hỗ trợ.
Tiến hành cuộc họp khai mạc
Mục đích của cuộc họp khai mạc là:
- xác nhận sự thống nhất của tất cả những người tham gia (ví dụ bên được đánh giá, đoàn đánh giá) đối với kế hoạch đánh giá.
- giới thiệu đoàn đánh giá và các vai trò trong đoàn đánh giá.
- đảm bảo rằng tất cả các hoạt động đánh giá đã lên kế hoạch đều có thể được thực hiện.
Cuộc họp khai mạc cần được tổ chức với lãnh đạo của bên được đánh giá và khi thích hợp, với những người chịu trách nhiệm về các chức năng hoặc các quá trình được đánh giá. Trong cuộc họp, cần đưa ra cơ hội để nêu các câu hỏi.
Mức độ chi tiết cần tương ứng với sự quen thuộc của bên được đánh giá với quá trình đánh giá. Trong nhiều trường hợp, ví dụ các cuộc đánh giá nội bộ trong một tổ chức nhỏ, cuộc họp khai mạc có thể đơn giản chỉ bao gồm việc thông báo rằng cuộc đánh giá được tiến hành và giải thích bản chất của hoạt động đánh giá.
Đối với các tình huống đánh giá khác, cuộc họp này có thể mang tính chính thức và cần lưu giữ hồ sơ về những người tham dự. Cuộc họp cần do trưởng đoàn đánh giá chủ trì.
Các vấn đề cần giới thiệu và xác nhận trong cuộc họp khai mạc gồm:
- những người tham gia khác, kể cả quan sát viên và người hướng dẫn, phiên dịch và tóm lược về vai trò của họ.
- các phương pháp đánh giá để quản lý các rủi ro đối với tổ chức do sự hiện diện của các thành viên đoàn đánh giá gây ra.
- mục tiêu, phạm vi và chuẩn mực đánh giá.
- kế hoạch đánh giá và các sắp đặt khác có liên quan với bên được đánh giá, chẳng hạn như ngày và thời gian cho cuộc họp kết thúc, các cuộc họp sơ bộ giữa đoàn đánh giá và lãnh đạo của bên được đánh giá và mọi thay đổi cần thiết.
- các kênh trao đổi thông tin chính thức giữa đoàn đánh giá và bên được đánh giá.
- ngôn ngữ được sử dụng trong quá trình đánh giá.
- sự sẵn có của các nguồn lực và cơ sở vật chất cần thiết cho đoàn đánh giá.
- các vấn đề liên quan đến an ninh và bảo mật thông tin.
- các sắp đặt liên quan đối với việc tiếp cận, sức khỏe, an toàn, an ninh, tình huống khẩn cấp và các sắp đặt khác cho đoàn đánh giá.
- các hoạt động tại hiện trường có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện đánh giá.
Tuỳ vài mức độ và sự quan trọng của cuộc đánh giá, trưởng đoàn đánh giá có thể thông báo thêm về các thông tin sau:
- phương pháp báo cáo những phát hiện đánh giá bao gồm cả tiêu chí phân loại, nếu có.
- các điều kiện có thể dừng đánh giá.
- cách giải quyết các phát hiện có thể có trong quá trình đánh giá.
- hệ thống cho việc phản hồi của bên được đánh giá về các phát hiện hoặc kết luận đánh giá, bao gồm cả khiếu nại hay yêu cầu xem xét lại
Trao đổi thông tin trong quá trình đánh giá
Đoàn đánh giá cần định kỳ bàn bạc để trao đổi thông tin, đánh giá tiến triển cuộc đánh giá và phân công lại công việc giữa các thành viên đoàn đánh giá, khi cần.
Trong quá trình đánh giá, trưởng đoàn đánh giá cần định kỳ trao đổi thông tin về tiến triển, mọi phát hiện quan trọng và bất kỳ mối quan ngại nào đối với khách hàng đánh giá và bên được đánh giá, nếu thích hợp. Bằng chứng thu được trong quá trình đánh giá nếu cho thấy có rủi ro tức thời và đáng kể thì cần báo cáo không chậm trễ cho bên được đánh giá và, khi thích hợp, cho khách hàng đánh giá. Bất kỳ quan ngại nào về một vấn đề nằm ngoài phạm vi đánh giá cần được ghi nhận và báo cáo cho trưởng đoàn đánh giá, để có thể có sự trao đổi thông tin cho khách hàng đánh giá và bên được đánh giá.
Trường hợp bằng chứng đánh giá hiện có cho thấy các mục tiêu đánh giá là không thể đạt được, trưởng đoàn đánh giá cần báo cáo các lý do cho khách hàng đánh giá và bên được đánh giá để xác định hành động thích hợp. Hành động này có thể bao gồm các thay đổi đối với việc lập kế hoạch đánh giá, mục tiêu đánh giá hoặc phạm vi đánh giá, hoặc dừng cuộc đánh giá.
Khi thích hợp, bất kỳ nhu cầu thay đổi kế hoạch đánh giá nào có thể trở nên rõ ràng trong tiến trình thực hiện các hoạt động đánh giá đều cần được xem xét và chấp nhận, bởi cả người quản lý chương trình đánh giá và khách hàng đánh giá và được trình bày cho bên được đánh giá.
Xem xét thông tin dạng văn bản khi tiến hành đánh giá
Thông tin dạng văn bản có liên quan của bên được đánh giá cần được xem xét để:
- xác định sự phù hợp của hệ thống, như đã được nêu thành văn bản, với các chuẩn mực đánh giá.
- thu thập thông tin để hỗ trợ các hoạt động đánh giá.
Việc xem xét có thể được kết hợp với các hoạt động đánh giá khác và có thể tiếp tục trong suốt quá trình đánh giá, miễn là nó không gây trở ngại tới hiệu lực của việc tiến hành đánh giá.
Nếu thông tin dạng văn bản thích hợp không được cung cấp trong khuôn khổ thời gian đã nêu của kế hoạch đánh giá, thì trưởng đoàn đánh giá cần thông báo cho cả người quản lý chương trình đánh giá và bên được đánh giá. Tùy thuộc vào mục tiêu và phạm vi đánh giá, cần ra quyết định về việc cuộc đánh giá cần được tiếp tục hoặc tạm dừng.
Thu thập và kiểm tra xác nhận thông tin
Trong quá trình đánh giá, thông tin liên quan đến mục tiêu, phạm vi và chuẩn mực đánh giá, kể cả thông tin liên quan đến sự tương giao giữa các chức năng, hoạt động và các quá trình cần được thu thập bằng cách lấy mẫu thích hợp và cần được kiểm tra xác nhận khi có thể thực hiện được.
Chỉ các thông tin có thể được kiểm tra xác nhận ở mức độ nhất định mới nên được chấp nhận làm bằng chứng đánh giá. Khi mức độ kiểm tra xác nhận thấp thì chuyên gia đánh giá cần sử dụng sự xét đoán chuyên nghiệp của mình để xác định mức độ tin cậy trong việc xem thông tin đó là bằng chứng. Bằng chứng đánh giá dẫn đến phát hiện đánh giá cần được ghi nhận.
Các phương pháp thu thập thông tin bao gồm, nhưng không giới hạn ở:
- phỏng vấn
- quan sát
- xem xét thông tin văn bản
Ghi nhận các phát hiện đánh giá
Bằng chứng đánh giá cần được đánh giá theo các chuẩn mực đánh giá để xác định các phát hiện đánh giá. Các phát hiện đánh giá có thể chỉ ra sự phù hợp hoặc không phù hợp với chuẩn mực đánh giá có kèm với các bằng chứng cụ thể. Sự không phù hợp và bằng chứng đánh giá hỗ trợ cần được ghi nhận.
Sự không phù hợp có thể được phân loại tùy thuộc vào bối cảnh của tổ chức và các rủi ro của nó. Cách phân loại này có thể định lượng (ví dụ 10 NGs hoặc 20NGs) và định tính (ví dụ: Nhẹ, Nặng, Nghiêm trọng).
Sự không phù hợp cần được xem xét với bên được đánh giá để có được sự thừa nhận rằng bằng chứng đánh giá là chính xác và sự không phù hợp được hiểu rõ. Cần nỗ lực để giải quyết mọi quan điểm trái chiều liên quan đến bằng chứng hoặc các phát hiện đánh giá. Các vấn đề chưa được giải quyết cần được ghi nhận trong báo cáo đánh giá.
Chuẩn bị cho cuộc họp kết thúc
Đoàn đánh giá cần trao đổi trước cuộc họp kết thúc để:
- xem xét các phát hiện đánh giá và mọi thông tin thích hợp khác thu được trong quá trình đánh giá, theo các mục tiêu đánh giá.
- thống nhất về các kết luận đánh giá, có tính đến sự không chắc chắn vốn có trong quá trình đánh giá.
- chuẩn bị các khuyến nghị, nếu kế hoạch đánh giá có quy định.
- thảo luận về hoạt động sau đánh giá, nếu có (tất nhiên là không bao gồm đi nhậu sau đánh giá :>, just4fun).
Nội dung kết luận đánh giá
Kết luận đánh giá cần đề cập những vấn đề sau:
- mức độ phù hợp với chuẩn mực đánh giá và tính vững mạnh của hệ thống quản lý, bao gồm hiệu lực của hệ thống quản lý trong việc đạt được các kết quả dự kiến, nhận diện các rủi ro và hiệu lực của các hành động được thực hiện bởi bên được đánh giá để giải quyết các rủi ro.
- việc áp dụng, duy trì và cải tiến có hiệu lực hệ thống quản lý.
- việc đạt được các mục tiêu đánh giá, bao trùm phạm vi đánh giá và thỏa mãn các chuẩn mực đánh giá.
- các phát hiện tương tự được lập ở các khu vực khác đã được đánh giá hoặc từ một cuộc đồng đánh giá hay cuộc đánh giá trước đó với mục đích nhận biết xu hướng.
Tiến hành cuộc họp kết thúc
Cuộc họp kết thúc cần được tổ chức để trình bày các phát hiện và kết luận đánh giá. Cuộc họp kết thúc cần do trưởng đoàn đánh giá chủ trì với sự tham dự của lãnh đạo bên được đánh giá và bao gồm, khi có thể:
- những người chịu trách nhiệm về các chức năng hoặc các quá trình được đánh giá.
- khách hàng đánh giá (nếu có).
- các thành viên khác của đoàn đánh giá.
- các bên quan tâm có liên quan khác.
Nếu có thể, trưởng đoàn đánh giá cần thông tin cho bên được đánh giá về các tình huống gặp phải trong quá trình đánh giá có thể làm giảm tính tin cậy đối với kết luận đánh giá. Những người tham gia cần thống nhất về khuôn khổ thời gian cho kế hoạch hành động để giải quyết các phát hiện đánh giá.
Đối với một số tình huống đánh giá, cuộc họp này có thể mang tính chính thức và biên bản, bao gồm cả hồ sơ về việc tham dự cần được lưu giữ. Trong các trường hợp khác, ví dụ đánh giá nội bộ, cuộc họp kết thúc có thể ít mang tính chính thức hơn và chỉ bao gồm việc trao đổi thông tin về các phát hiện đánh giá và kết luận đánh giá.
Khi thích hợp, những điều sau cần được giải thích cho bên được đánh giá trong cuộc họp kết thúc:
- đưa ra thông tin là các bằng chứng đánh giá thu thập được chỉ dựa trên mẫu thông tin sẵn có và không nhất thiết đại diện một cách đầy đủ về hiệu lực tổng thể của các quá trình của bên được đánh giá.
- phương pháp báo cáo.
- cách thức phát hiện đánh giá cần được giải quyết dựa trên quá trình đã thống nhất.
- các hệ quả có thể có do không giải quyết đầy đủ các phát hiện đánh giá.
- trình bày các phát hiện và các kết luận đánh giá theo cách để chúng được những người lãnh đạo của bên được đánh giá hiểu và chấp nhận.
- mọi hoạt động có liên quan sau đánh giá (ví dụ thực hiện và xem xét các hành động khắc phục, giải quyết khiếu nại đánh giá, quá trình yêu cầu xem xét lại).
Mọi ý kiến trái chiều nào liên quan đến các phát hiện hoặc kết luận đánh giá giữa đoàn đánh giá và bên được đánh giá đều cần được thảo luận và giải quyết nếu có thể. Nếu không được giải quyết, cần lưu hồ sơ về việc này.
Bên trên là chí tiết cụ thể về trình tự và các yêu cầu đối với một đánh giá viên chuyên nghiệp khi tiến hành một cuộc đánh giá. Hi vọng hướng dẫn này sẽ giúp các bạn cải thiện năng lực và phong cách đánh giá càng chuyên nghiệp hơn.
(còn tiếp)…
